ISO9001不合格报告（下）

六、      不合格事实的描述

        内审员仅仅掌握不合格判定是不够的，必须学会描述不合格事实，一个称职的内审员应具有较好的文字叙述表达能力，这是必须掌握的基本技巧。

        （一）不合格事实的描述要清晰

        客观证据要能证明客观事实的存在，因此要准确、清晰的描述客观事实发生的地点、时间、执行的人员、发生何事以及关键的细节，如图纸、文件、记录编号，生产批号、数量、设备、仪器名称、编号等。

        例如：某公司内审员在查铆焊车间时，发现焊工违反焊接工艺纪律，贪图方便，将氧气瓶和乙炔瓶放在同一小车上，违反安全距离必须5-10米的要求。于是开了不合格报告，不合格描述如下：

        “2019年3月20日审核铆焊车间时，焊工焊接钢罐，氧气瓶和乙炔瓶安放在同一小车上，违反了5-10米安全距离规定。”

        又如某公司内审员检查某车间中控室，检查2019年3月20日中控室压力控制记录，连续出现超过500Pa的工艺规定，为提供处理的证据。

        不合格描述如下：

        “查2019年3月20日中控室《压力控制记录》，16:30～18:30时压力分别为：580Pa、590Pa、585Pa，连续超过了中控室压力不得超过500Pa的工艺规定，未见有处理记录。”

        （二）不合格事实的描述要符合可重查可追溯要求

        不合格事实描述不能道听途说，要站得住脚，有疑问或不清楚时，可以再重查和追溯。

        例如某建筑工程公司内审员检查采购部，检查2018年8月份的采购清单，其中8月6日购进水泥，检查报告未出来，8月7日就由基础班领用。内审员开了一张不合格报告：

        “查2018年8月份的采购清单，其中8月6日购进强度等级32.5水泥150吨，6月7日检验报告未出就发给基础班使用。”

        水泥试验报告快速试验一般要3天，而8月7日就被领用，上述情景有清单可查，基础班领用签收日期，仓库发料日期，交付实验报告日期等均为可查、追溯。

        （三）不合格事实的描述切忌使用难以整改、不具体的词句

        例如某公司内审员检查某车间的质量记录，审核过程中没有记录下具体客观事实，但他也照例开了一张不合格报告：

        “某车间质量记录一批，发现个别记录不全。”

        上述案例“一批”未指何年何月何种记录，“个别”未指哪些，什么算作“不全”和“全”，均让车间难以整改。因此，不合格报告的描述切忌使用放之四海而皆准的语言，切忌使用“个别现象”、“素质低”、“不够完整”、“有待提高”、“质量意识差”等语句。

七、      不合格事实的确认

        （一）确认的作用

        1.     表明受审核部门对不合格的事实已理解，签名予以确认。

        2.     如受审核部门对不合格事实有疑义，内审员可与其共同评审，说明理由，有利于受审核部门采取纠正措施。

        （二）分歧意见的处理

        当遇到受审核方提出不合格事实有误并提供证据时，内审员应予以核对，如确实属实，应予撤销。