合同评审在认证机构管理体系项目受理中的应用

2019-04-24 18:38:54 兴原河北分公司

        西方有句谚语财富一半来自合同。

        在认证机构中,合同评审工作是认证流程中项目受理后的第一道重要环节, 涉及范围广、专业知识性强,要求机构对行业内的强制性要求,特别是国家的法律法规要求,都要知晓,同时还要结合认可要求进行分析和把控,严把认证项目接收的重要关口。

        合同评审的概念

        为了确保申请组织和认证机构的合法权益,达成合同签订的目的,即在合同签订前,认证机构按认证实施规则和认证机构的要求对受理项目的材料进行系统的、逐条的审查评定工作,继而形成合同评审记录,经评审后,就有关事宜最终确认并签订认证合同,此项工作称之为合同评审。

        合同评审的目的

        通过合同评审,判断认证机构是否能满足企业认证的要求。包括对认可情况、专业人员、专业小类、资质情况、满足法律法规情况都要一一进行分析, 确保认证机构满足法律法规要求的同时又不超范围发证,最终促使双方达成合同签订的目的,并指引后续的认证审核工作。

        合同评审的实施思路

        总的评审指导原则为:以认证认可规则、认可规范和认证机构相关要求为指导原则,在认可范围内从事的认证程序的起始环节。

        合同评审环节需要关注的基本事项包括:

        1.审查受理项目材料的齐全完整性,包括申请表填写的完整程度,具有法人地址的执照,各种资质、环评材料的有效性等。

        2.了解并识别申请组织的基本情况:主要包括了解企业的产品、过程和服务的内容是什么,并根据其提供的工艺流程、资质文件、进行文件梳理,识别、确定组织的名称/多名称、地址/多地址、范围/多范围。

        3.根据申请组织申请的体系类型和认证依据,判断企业申请的体系类别及专项规范。

        4.针对质量管理体系认证,要判断其不适用的情况以及外包情况,并详细描述理由;对不适用的情况必须要慎重,因为一旦审核时确认不适用不成立,将导致体系被全部否定,所以不仅要求组织能正确分辨是否有不适用的情况,而且认证机构也必须要有辨别的能力。而外包情况:具体描述哪些过程外包,便于按外包过程进行控制。

        5.有效人数:确认此项是为了更精准地确认审核人日数,根据企业的有效人数对照审核时间表,确定基础审核人日数;当遇到大型企业的人数达到上千人数时,还要结合企业的生产班次折合后的有效人数计算审核人日。

        6.临时场所:当确定审核范围后,涉及临时场所的个数,特别是建筑企业、监理企业、集成企业、配送企业等,要结合企业提供的临时场所数增加审核人日数,以覆盖验证审核范围。

        7.考虑体系的一体化程度:当企业申请两个及以上的体系认证时,要判断其体系审核的-体化程度,以便后续折算审核人日数。

        8.根据申请组织资质、工艺流程等,确认组织的审核范围,确定专业小类代码;针对风险级别/复杂程度等情况按规定适当增加审核人日,以满足认证要求。

        9.针对食品:如FSMS、HACCP、乳HACCP、GMP等食品领域的企业,要获取相应产品的HACCP计划,以便核算人日数;同时注意,要登录《中国食品农产品信息网》进行相应事项的注册登记。

        10.明确认证证书的打印要求。

        11.关注运行时间有效性:针对初次申请管理体系的组织要查看体系是否运行的时间不少于3个月;能源管理体系是否运行6个月等。

        12.考虑现场和非现场审核:有两种情况,即针对初次申请的组织,  要结合现场一阶段进行审核,之后再进行现场二阶段现场审核予以实施;针对再认证的申请组织,可实现非现场一阶段审核,当然在确认是否要实施现场/非现场审核要根据企业审核类型、风险级别,复杂程序、是否获得过体系认证证书,或是否获得过其他体系的认证证书等方面进行综合判断,并给予充足的理由,来综合确认现场和非现场审核的实施情况。
        13.基于上述因素的全方位考虑后,形成合同评审记录,并与专业技术支持人员一起完成合同评审活动。
        合同评审过程中需要特别明示的内容包括:

        在上述合同评审原则的指引下,针对多名称、多场所、多范围的评审,要根据相关认可文件的实施规定以《多场所评审记录》的方式予以明示,包括实施抽样策划、多场所情况说明、职责分配、每个场所的评审内容、审核抽样计划、认证证书打印要求和形式等。
        确立多名称多场所的组织,必须有一个明确的总部,负责总体管理职责(如:内审、管理评审、采购、合规性评价、产品的设计开发等管理职责);所属公司只负责部分职责;它们之间有共同的法律关系,并建立一套管理体系的情况下,可按多场所实施评审。
        在实施多场所评审过程中,针对总部和所属公司分别一-确定好名称、注册地址、审核地址、认证范围、认证领域、是否被认可、专业小类以及有效人数,并按承担职责情况核算每一场所的人日数。
        结合所属公司的认证范围,如果范围有完全相同的情况,可按《多场所抽样实施规定》进行抽样,对初次再认证、监督情况进行策划并最终计算总的审核人日数。涉及FSMS、GMP、HACCP等食品认证的组织,不能按抽样进行多名称多场所进行抽样,每次审核都要全覆盖。

        最终明确认证证书的打印相关要求:主页为总部的组织名称、组织注册地址、审核地址、产品/服务范围及所属公司说明,即主页+附件的形式体现;主页为总部的组织名称、组织注册地址、审核地址、产品/服务范围及所属公司说明;为每个所属公司颁发子证书,即主页+附件+子证书的形式体现。

        针对能源管理体系认证证书的打印要求除上述外,还应以附件的形式分别列出产品单位综合能耗和核算边界。